On rédigeait déjà des actes officiels à l'époque romaine. Le plus ancien document d'archives des Pays-Bas est l'acte (faux) que le roi allemand Otton Ier a octroyé au monastère de Thorn, dans le Limbourg, en 950. Le plus ancien document écrit qui nous soit parvenu est la tablette en bois de Tolsum, datant de l'an 28 après J.-C.

Au début du Moyen Âge, les documents étaient rédigés sur du papyrus. Par la suite, on est passé au parchemin, un support extrêmement résistant fabriqué à partir de la peau de vaches, de chèvres, de moutons ou d'autres animaux. Au cours du XIVe siècle, on a également commencé à utiliser le papier.

Les dignitaires ecclésiastiques et laïques, tels que les papes, les évêques, les abbés et abbesses, les empereurs et impératrices, les rois et reines, les ducs et duchesses ainsi que les comtes et comtesses, furent les premiers à consigner leurs accords dans des actes officiels. À partir du XIIe siècle, les villes, les chevaliers, les prêtres, les bourgeois et les paysans leur emboîtèrent le pas.

Au début du Moyen Âge, en Europe occidentale, la signature était le moyen le plus courant de conférer une valeur juridique aux documents. À partir de la fin du IXe siècle, les évêques ont commencé à authentifier leurs documents à l'aide d'un sceau. Au cours du XIe siècle, l'usage du sceau s'est généralisé. Les empereurs, les évêques et les princes ont été les premiers à s'en servir, suivis par les nobles, les monastères et les villes. À partir du XIIIe siècle, les échevins et les citoyens éminents disposent également de leur propre sceau. La plupart des sceaux sont en cire d'abeille, mais les papes utilisaient du plomb et certains grands princes et chefs religieux de l'Église, de l'or ou de l'argent. Un sceau n'était pas seulement le moyen de certification d'un acte, mais servait également de symbole de statut social pour son propriétaire.

Les chartes sont des documents officiels, mais elles ont également fait l'objet de falsifications. C'est surtout au XIIe siècle que de nombreuses chartes ont été falsifiées. Comme une charte permettait de faire valoir ses droits, il était tentant d'en fabriquer une soi-même lorsqu'on ne disposait d'aucun titre de propriété.

À l'origine, les actes officiels étaient rédigés en latin. À partir du XIIIe siècle, on a également vu apparaître des actes rédigés en langue vernaculaire. Le plus ancien acte en langue vernaculaire du Limbourg néerlandais date de 1294.

Les documents étaient soigneusement conservés dans de grandes caisses ou des armoires. De nombreux documents ont également été recopiés dans des registres, ce qui nous permet de connaître encore aujourd’hui de nombreux textes médiévaux dont les originaux n’ont pas été conservés. Ces documents fragiles sur parchemin sont aujourd’hui conservés dans des archives équipées de portes coupe-feu, de systèmes de climatisation sophistiqués et de systèmes d’alarme.

Les scribes du Moyen Âge utilisaient généralement une plume d'oie, mais parfois aussi une tige de roseau. L'encre était de l'encre ferrogallique, composée de sel de fer, de tanin issu de noix de galle, d'eau ou de vin et d'un liant (gomme arabique).

Un acte est un document officiel écrit destiné à servir de preuve d'un accord juridiquement valable entre deux ou plusieurs personnes. Il est rédigé selon des règles et des formes bien définies, qui varient en fonction du lieu et de la période auxquels il se rapporte.